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La Base des Données Economiques et Sociales (BDES)

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La Base des Données Economiques et Sociales, support de plusieurs consultations

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La Base des Données Économiques et Sociales est prévue par l’article L.2323-8 du Code du travail.

LA BDES A UN DOUBLE OBJECTIF :

link_hook C’est le support de préparation par l’employeur des trois consultations annuelles consécutives à la Loi Rebsamen :

Les orientations stratégiques de l’entreprise, la GPEC et les orientations de la formation professionnelle.
La situation économique et financière de l’entreprise, la politique de recherche et de développement et l’utilisation du CICE. 
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi. 

link_hook La BDES remplace les documents sur les informations économiques ou sociales récurrentes transmises par la direction aux comités d’entreprise (Voir plus bas : BDES et mise à disposition des informations récurrentes).


LA BDES NE PEUT PAS COMPRENDRE LES INFORMATIONS INHÉRENTES AUX CONSULTATIONS PONCTUELLES :

En effet, les projets spécifiques de l’entreprise sont des consultations dites ponctuelles. A ce titre, les informations ne peuvent être comprises dans la BDES et doivent continuer à être dans des documents ou rapports fournis par la direction.


A QUEL NIVEAU DOIT ÊTRE CRÉÉE LA BDES ?

Dans les entreprise et/ou établissements :
Dans les entreprises dotées d’un CCE, la BDES comporte l’ensemble des informations pour le CCE et les CE.
Il n’y a pas d’obligation de mettre en place une base de données par établissement.
La BDES doit intégrer à la fois les informations de l’entreprise et celles des établissements. Une concertation est indispensable pour déterminer une présentation pédagogique et permettre l’utilisation des informations.

Dans les UES :
La circulaire du 18 mars 2014 a précisé que l’UES étant assimilée à une entreprise à part entière s’agissant du droit de la représentation du personnel, la base de données doit donc être mise en place au niveau de l’UES.

Dans les groupes :
Indépendamment de l’obligation au niveau de l’entreprise, une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution d’une base de données au niveau du groupe.


FORME DE LA BDES

Qu’elle soit fournie sur un support informatique ou papier, ce choix va poser des problématiques particulières : accès, mise à jour, utilisation et présentation.

Pour favoriser un dialogue social de qualité, il est important de négocier sur la forme de cette base de données et d’aboutir à un accord entre ses utilisateurs (les IRP) et son administrateur (l’entreprise).


BDES ET MISE A DISPOSITION DES INFORMATIONS RÉCURRENTES

L’article L. 2323-9 dispose que les éléments d’informations récurrentes sont mis à disposition dans la BDES. Cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité d’entreprise. En clair, en matière de consultations périodiques, l’employeur n’a plus besoin de remettre des rapports et documents aux élus : une mise à jour de la BDES et une information sur cette mise à jour suffit.

La BDES vaut communication au CE si elle répond à trois conditions cumulatives :
Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour en maintenant la même périodicité,
Présence des éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le code du travail,
Information de la mise à jour par l’employeur auprès des membres du CE.


Autorité administrative :
S’il y a obligation de transmission de ces informations récurrentes à l’autorité administrative, ces éléments sont mis à sa disposition via un accès à la BDES.

Date d’entrée en vigueur :
Ces informations récurrentes devront, dans leur totalité, être mises à la disposition des membres du comité d’entreprise dans la base de données au plus tard le 31 décembre 2016.

Liste des informations et rapports concernés :
Informations récurrentes non liées à une consultation qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans ;
Informations données à l’occasion de consultations récurrentes, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans ;
Informations transmises au CHSCT qui sont également transmises au comité d’entreprise ;
Informations issues d’autres codes et pour lesquelles le code du travail prévoit qu’elles soient fournies au CE.


ACCÈS A LA BDES
L’accès aux informations contenues dans la Base de données économiques et sociales (BDES) est autorisé à des personnes précises et notamment aux :

IRP :
La BDES est accessible en permanence aux membres du comité d’entreprise, du comité central d’entreprise, du CHSCT et aux délégués syndicaux.
CCE et CE : si des informations récurrentes sont intégrées dans la BDES concernant les établissements, ses membres ont accès à cette base.

Experts-comptables :
L’expert-comptable a accès à la BDES dans le cadre de sa désignation pour les trois consultations annuelles issues de la Loi « Rebsamen », puisque la BDES en est le socle informatif.

Experts dit « libres » :
L’« expert libre » a accès à la BDES dans le cadre de sa désignation pour la préparation des travaux du comité, puisqu’il dispose des documents détenus par le comité d’entreprise.


CONFIDENTIALITÉ DE LA BDES
Les représentants du personnel ayant accès à la BDES sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.
Ces informations sont strictement personnelles et ne peuvent être transmises à un tiers.
Les experts sont tenus au secret professionnel.